Распоряжение Главы г. Перми - председателя Пермской городской Думы от 24.01.2014 N 15-р "Об утверждении Инструкции по организации делопроизводства в Пермской городской Думе"

ГЛАВА ГОРОДА ПЕРМИ -
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ПЕРМСКОЙ ГОРОДСКОЙ ДУМЫ

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 24 января 2014 г. № 15-р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
В ПЕРМСКОЙ ГОРОДСКОЙ ДУМЕ

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, в соответствии с Государственным стандартом Российской Федерации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации" ГОСТ Р 6.30-2003, в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности Пермской городской Думы и Главы города Перми - председателя Пермской городской Думы:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по организации делопроизводства в Пермской городской Думе.
2. Признать утратившими силу распоряжения:
Главы города Перми:
от 03.10.2006 № 1 "Об утверждении и применении бланков документов Главы города и Пермской городской Думы",
от 16.01.2007 № 9-р "О внесении изменений в распоряжение Главы города от 03.10.2006 № 1 "Об утверждении и применении бланков документов Главы города и Пермской городской Думы",
от 21.01.2008 № 10-р "Об утверждении Инструкции по организации делопроизводства в Пермской городской Думе",
от 29.01.2008 № 18-р "О внесении изменений в распоряжение Главы города от 03.10.2006 № 1 "Об утверждении и применении бланков документов Главы города и Пермской городской Думы",
Главы города Перми - председателя Пермской городской Думы от 07.04.2011 № 63-р "О внесении изменений в распоряжение Главы города от 03.10.2006 № 1 "Об утверждении и применении бланков документов Главы города и Пермской городской Думы".
3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на руководителя аппарата Пермской городской Думы Романюту С.Е.

Глава города Перми -
председатель Пермской городской Думы
И.В.САПКО





УТВЕРЖДЕНА
распоряжением
Главы города Перми -
председателя Пермской
городской Думы
от 24.01.2014 № 15-р

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ПЕРМСКОЙ ГОРОДСКОЙ ДУМЕ

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Пермской городской Думы (далее - Дума) документов и обеспечения контроля за исполнением документов в аппарате Пермской городской Думы (далее - аппарат Думы).
1.2. Инструкция определяет основные правила документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в Думе и устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами на базе применения современных информационных технологий.
1.3. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, государственным стандартом Российской Федерации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003", Законом Пермского края от 06.03.2007 № 11-ПК "Об архивном деле в Пермском крае", Уставом города Перми, другими нормативными и методическими документами по документационному обеспечению управления.
1.4. Организацию работы с документами, консультационно-методическое сопровождение и контроль за соблюдением установленных Инструкцией требований и порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата Думы осуществляет отдел делопроизводства аппарата Думы. Отдел делопроизводства аппарата Думы несет ответственность за обеспечение работы с документами в Думе в соответствии с установленными требованиями.
1.5. Соблюдение требований, установленных Инструкцией, является обязательным при работе с документами в Думе. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях аппарата Думы, соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами несут руководители структурных подразделений аппарата Думы.
1.6. Руководитель структурного подразделения аппарата Думы определяет ответственного за ведение делопроизводства в подразделении. Примерный перечень обязанностей сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении аппарата Думы, приведен в приложении № 1 к Инструкции.
1.7. Организация и непосредственное ведение делопроизводства депутатов Думы возлагается на их помощников.
1.8. Ведение делопроизводства в комитетах Думы осуществляется сотрудниками отдела по организации работы комитетов аппарата Думы.
1.9. Организация, порядок работы с обращениями граждан, общественных объединений, в том числе юридических лиц, осуществляются отделом делопроизводства и управлением общественных отношений аппарата Думы в установленном порядке.
1.10. Организация и порядок работы с правовыми актами Думы, Главы города Перми - председателя Пермской городской Думы (далее - Глава города), организация контроля за исполнением решений Думы и рекомендаций, содержащихся в решениях Думы и постановлениях Главы города, поручений Главы города осуществляются в установленном порядке.
1.11. Информация, содержащаяся в документах и проектах документов, используется Главой города, первым заместителем председателя Думы, заместителем председателя Думы, руководителем аппарата Думы (далее - должностные лица Думы), депутатами и помощниками депутатов Думы, сотрудниками аппарата Думы только в служебных целях и в соответствии с полномочиями.
1.12. Передача документов (копий документов) Думы иным лицам производится в соответствии с действующим законодательством.
Передача документов представителям средств массовой информации осуществляется управлением общественных отношений аппарата Думы.
1.13. При перемещении, освобождении от занимаемой должности, перед уходом в отпуск или при выезде в командировку сотрудник Думы обязан передать документы, находящиеся на исполнении, другому сотруднику Думы по указанию соответствующего руководителя структурного подразделения аппарата Думы.
1.14. Регистрация и учет служебных документов и обращений граждан, общественных объединений, в том числе юридических лиц, в Думе, контроль за сроками их исполнения, контроль за исполнением решений Думы и рекомендаций, содержащихся в решениях Думы, постановлениях Главы города, поручений Главы города производятся с использованием единой системы электронного документооборота IBM Lotus Notes (далее - ЕСЭД).

2. Бланки документов

2.1. Документы Главы города и Думы оформляются на соответствующих бланках, имеют установленный комплекс обязательных реквизитов, порядок их расположения и оформления.
2.2. Устанавливаются следующие виды бланков документов в Думе:
бланк конкретного вида документа, кроме письма,
бланк письма Думы,
бланк письма должностного лица Думы,
бланк письма органа Думы,
бланк структурного подразделения аппарата Думы,
бланк письма для международной переписки,
общий бланк Думы.
2.3. Перечень бланков документов Думы, должностных лиц Думы и аппарата Думы (далее - Перечень бланков) приведен в приложении № 2 к Инструкции.
Использование в Думе иных бланков документов не допускается.
2.4. Бланки документов должны применяться по назначению в соответствии с Перечнем бланков и не могут передаваться иным лицам.
2.5. Проектирование и изготовление дополнительных бланков, изменение существующих бланков производится по поручению руководителя аппарата Думы организационным управлением аппарата Думы по согласованию с отделом делопроизводства аппарата Думы.
Включение в документооборот новых бланков документов, создаваемых в ходе деятельности Главы города и Думы, утверждается Инструкцией.
2.6. Бланки документов оформляются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).
Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета.
2.7. В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два типа бланков документов:
угловой,
продольный.
2.8. В состав реквизитов всех бланков документов включается изображение герба города Перми.
2.9. Также в состав реквизитов бланков документов входят:
2.9.1. для бланка конкретного вида документа:
наименование органа - Пермская городская Дума (для бланка решения Думы, распоряжения Главы города), наименование должности - Глава города Перми - председатель Пермской городской Думы (для бланка постановления Главы города),
наименование вида документа,
отметки для проставления даты и регистрационного номера,
подпись;
2.9.2. для бланка письма Думы:
наименование органа - Пермская городская Дума,
справочные данные Думы (почтовый адрес, номера телефона (факса), адрес электронной почты, при необходимости указываются банковские реквизиты),
отметки для проставления даты и регистрационного номера,
отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта,
подпись;
2.9.3. для бланка письма должностного лица Думы:
должность лица, подписавшего документ,
справочные данные Думы,
отметки для проставления даты и регистрационного номера,
отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта,
подпись;
2.9.4. для бланка письма рабочего органа Думы:
наименование органа - Пермская городская Дума,
наименование рабочего органа Думы,
справочные данные Думы,
отметки для проставления даты и регистрационного номера,
отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта;
подпись;
2.9.5. для бланка письма структурного подразделения аппарата Думы:
наименование органа - Пермская городская Дума,
наименование структурного подразделения аппарата Думы,
наименование вида документа (для внутренних документов),
справочные данные Думы (для бланка управления общественных отношений аппарата Думы),
отметки для проставления даты и регистрационного номера,
отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта,
подпись;
2.9.6. для общего бланка Думы:
наименование органа - Пермская городская Дума,
отметки для проставления даты и регистрационного номера,
подпись;
2.9.7. для бланка письма для международной переписки:
наименование органа - Пермская городская Дума,
должность лица, подписавшего документ,
справочные данные Думы с указанием страны "Российская Федерация", банковских реквизитов Думы,
отметки для проставления даты и регистрационного номера,
отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта,
подпись.
2.10. Бланки документов оформляются с изображением герба города Перми в многоцветном либо одноцветном варианте.
2.11. Учет бланков документов с изображением герба города Перми в многоцветном варианте осуществляется отделом делопроизводства аппарата Думы. Каждому бланку присваивается учетный порядковый номер, который проставляется нумератором на оборотной стороне бланка.
Бланки с многоцветным изображением герба города Перми хранятся в отделе делопроизводства аппарата Думы, уничтожаются по акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, с отметкой в журнале учета бланков.
2.12. Бланки документов с изображением герба города Перми в одноцветном варианте размещаются в папке "Бланки" на диске "Н" сервера Думы. Запрещается самостоятельно проектировать и изменять бланки документов Думы.
2.13. Бланк документа должен иметь поля не менее:
левое - 25 мм,
правое - 10 мм,
верхнее - 20 мм,
нижнее - 20 мм.
2.14. На бланках документов должностных лиц Думы в реквизите "Подпись" наименование должности не указывается.
На других бланках документов Думы в состав реквизита "Подпись" входит наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка, в которой указываются инициалы и фамилия.

3. Порядок применения бланков документов с учетом требований
к их оформлению

3.1. Общий бланк применяется для изготовления любых видов документов (акт, график, должностная инструкция, номенклатура дел, опись дела, план мероприятий, протокол мероприятия, заключение (отзыв), справка, информация и другие), кроме письма.
При оформлении документов на общих бланках в заголовочную часть бланка впечатывается заглавными буквами наименование соответствующего вида документа.
3.2. Бланки конкретных видов документов применяются для оформления правовых актов. Правовые акты Главы города и Думы оформляются на бланках с изображением герба города Перми в многоцветном варианте.
3.3. Бланки писем применяются при направлении документов юридическим и физическим лицам, общественным объединениям.
Для переписки Главы города с федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, дипломатическими миссиями, зарубежными корреспондентами используются бланки с изображением герба города Перми в многоцветном варианте.
Все остальные документы оформляются на бланках с изображением герба города Перми в одноцветном варианте.
При внутренней переписке информационного характера между должностными лицами Думы, структурными подразделениями аппарата Думы по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документирования, бланки писем не применяются, в остальных случаях используются соответствующие бланки.
3.4. Бланки формата А4 применяются для оформления правовых актов Главы города и Думы.
Выбор формата бланка (А4, А5) при оформлении иных документов зависит от объема документа.

4. Порядок печатания и редактирования проектов документов

4.1. Печатание проектов документов осуществляется децентрализованно.
Проекты правовых актов Главы города и Думы печатаются в отделе делопроизводства аппарата Думы.
Проекты документов, подготовленные структурными подразделениями аппарата Думы, печатаются непосредственно в структурных подразделениях.
4.2. В целях повышения качества составления и оформления проектов документов обязательному редактированию в отделе делопроизводства аппарата Думы подлежат:
проекты правовых актов Главы города,
решения Думы,
проекты текстов благодарственных писем, памятных адресов, поздравлений от имени Главы города,
проекты писем за подписью Главы города и руководителя аппарата Думы.
Проекты документов представляются на редактирование структурными подразделениями аппарата Думы на электронном или бумажном носителе.
4.3. Начальник отдела делопроизводства аппарата Думы определяет время выполнения работ по редактированию проектов документов исходя из очередности их поступления в отдел делопроизводства аппарата Думы, но не более двух дней.
Срочные документы (срочность определяется должностными лицами Думы) редактируются немедленно.

5. Правила оформления реквизитов документов

5.1. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
В состав реквизитов документов Думы включаются:
герб города Перми,
наименование органа - Пермская городская Дума,
наименование автора документа,
справочные данные Думы,
код формы документа (в формах унифицированных документах, утверждаемых в установленном порядке),
основной государственный регистрационный номер Думы,
идентификационный номер налогоплательщика Думы,
наименование вида документа,
дата документа,
регистрационный номер (индекс) документа,
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта,
место составления (издания) документа,
адресат,
гриф утверждения документа,
резолюция,
заголовок к тексту,
отметка о контроле документа,
текст документа,
подпись,
визы согласования и гриф согласования,
оттиск печати,
отметка о заверении копии,
отметка об исполнителе,
отметка об исполнении и направлении в дело,
отметка о поступлении документа,
идентификатор электронной копии.
5.2. Герб города Перми.
Герб города Перми - реквизит, помещаемый на бланках документов в соответствии с действующим законодательством.
5.3. Наименование автора документа.
На бланках структурного подразделения аппарата Думы ниже наименования - Пермская городская Дума - размещается наименование подразделения, подготовившего документ. Наименование структурного подразделения аппарата Думы на бланке должно соответствовать наименованию, указанному в положении об этом структурном подразделении. Должностные лица Думы имеют свои бланки.
5.4. Справочные данные Думы.
Справочные данные включают в себя почтовый адрес с почтовым индексом (указывается в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 (далее - Правила оказания услуг почтовой связи), номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, официальный сайт Думы в информационно-телекоммуникационной сети Интернет и другие необходимые сведения.
5.5. Наименование вида документа.
Наименование вида документа располагается в заголовочной части документа после реквизита "Наименование органа" и проставляется составителем на всех видах документов, кроме писем.
5.6. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (правовой акт, письмо, служебная записка и так далее), утверждения (регламент, положение, план, инструкция и так далее), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом или руководителем структурного подразделения аппарата Думы, подписывающим или утверждающим документ, отделом делопроизводства аппарата Думы или ответственным за делопроизводство в структурном подразделении аппарата Думы.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более структурными подразделениями аппарата Думы или иными лицами, является дата более поздней подписи.
Дата оформляется арабскими цифрами как цифровым, так и словесно-цифровым способом.
5.7. Регистрационный номер.
Регистрационный номер (индекс) документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное документу при его регистрации. Регистрационный номер присваивается после подписания документа и проставляется на отправляемых документах рядом с реквизитом "Дата", на поступающих - в штампе отметки о поступлении документа.
Регистрационный номер правового акта Думы, Главы города, органа Думы оформляется арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера (при необходимости может добавляться буквенный индекс).
Регистрационный номер письма состоит из порядкового номера, который дополняется индексом дела и индексом структурного подразделения аппарата Думы по номенклатуре, в пределах календарного года. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга дефисом.
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных авторами документа.
Если на документе без оригинальной подписи (например, документ получен по электронной почте) не проставлен регистрационный номер или проставлено "б/н", то документ может быть не принят к рассмотрению.
Инициативным письмам присваивается самостоятельный исходящий номер в соответствии с номенклатурой дел Думы.
5.8. Ссылка на регистрационный номер и дату адресанта.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа адресанта включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Данный реквизит полностью переписывается из бланка запроса. Наличие данного реквизита исключает необходимость упоминания индекса, даты и заголовка поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от вспомогательной справочной информации.
5.9. Адресат.
Реквизит "Адресат" определяет получателей документа. Адресат указывается как на документах, направляемых юридическим и физическим лицам, общественным объединениям, так и на внутренних документах.
Реквизит "Адресат" может оформляться разными способами исходя из того, кому направляется документ.
При адресовании документа:
должностному лицу его должность указывается в дательном падеже, наименование юридического лица входит в состав наименования должности адресата, при этом наименование юридического лица указывается в именительном падеже, инициалы ставятся перед фамилией;
руководителям однородных юридических лиц (их подразделений) фамилии не указываются, а должности указываются обобщенно;
юридическому лицу или его структурному подразделению без указания должностного лица (фамилия и инициалы руководителя неизвестны) наименование юридического лица или его структурного подразделения указывается в именительном падеже;
физическому лицу, не являющемуся должностным лицом (представителем юридического лица), адрес указывается в следующей последовательности: фамилия, инициалы получателя, почтовый адрес.
Если в реквизите "Адресат" несколько адресов, каждый адрес отделяется от предыдущего двумя интервалами (внутри одного адреса интервалы не проставляются).
Документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При количестве адресатов более четырех составляется список рассылки, на основании которого на каждом документе оформляется отдельный адресат. Каждый экземпляр должен быть подписан должностным лицом Думы (руководителем структурного подразделения аппарата Думы).
Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:
название улицы, номер дома, номер квартиры,
название населенного пункта (города, поселка и т.д.),
название области, края, автономного округа (области), республики,
страна (для международных почтовых отправлений),
почтовый индекс.
Почтовый адрес не указывается на документах, направляемых в федеральные органы государственной власти, их территориальные органы (подразделения), органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, постоянным корреспондентам.
5.10. Заголовок к тексту.
Заголовок к тексту составляется во всех случаях, когда документ оформлен на бланке формата А4. Заголовок обязательно используется при регистрации документа и позволяет идентифицировать (индивидуализировать) документ в числе аналогичных.
Заголовок должен быть максимально кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопросы "о чем?", "о ком?". Точка в конце заголовка не ставится. Переносы в заголовке не допускаются. Пишется с прописной буквы.
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, центрируется.
Заголовок к письму, оформленному на угловом бланке, печатается в специально отведенном месте.
5.11.