Приказ Комитета ЗАГС Пермского края от 26.08.2014 N СЭД-42-01-08-79 "Об утверждении Порядка учета, хранения, расходования бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния"
КОМИТЕТ ЗАПИСИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ
ПЕРМСКОГО КРАЯ
ПРИКАЗ
от 26 августа 2014 г. № СЭД-42-01-08-79
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ, РАСХОДОВАНИЯ БЛАНКОВ
СВИДЕТЕЛЬСТВ О РЕГИСТРАЦИИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ
В целях оптимизации работы по учету, хранению и расходованию гербовых бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Порядок учета, хранения, расходования бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния в органах местного самоуправления муниципальных образований Пермского края и составления отчетности о движении гербовых бланков в органах ЗАГС Пермского края.
2. Руководителям органов ЗАГС использовать данный Порядок в своей деятельности.
3. Признать утратившим силу Приказ и.о. председателя Комитета № СЭД-42-01-08-54 от 19.12.2011.
4. Контроль за исполнением приказа возложить на консультанта организационно-аналитического отдела Комитета ЗАГС Пермского края Дедову Ирину Александровну.
И.о. председателя Комитета
Ю.А.АНДРИАНОВА
УТВЕРЖДЕНО
Приказом
и.о. председателя Комитета
от 26.08.2014 № СЭД-42-01-08-79
ПОРЯДОК
УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ, РАСХОДОВАНИЯ БЛАНКОВ СВИДЕТЕЛЬСТВ
О РЕГИСТРАЦИИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ В ОРГАНАХ
МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ ПЕРМСКОГО
КРАЯ И СОСТАВЛЕНИЯ ОТЧЕТНОСТИ О ДВИЖЕНИИ ГЕРБОВЫХ БЛАНКОВ
В ОРГАНАХ ЗАГС ПЕРМСКОГО КРАЯ
Настоящий Порядок учета, хранения и расходования гербовых бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния разработан для обеспечения надежной сохранности гербовых бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния (далее - бланки) и в связи с отсутствием инструкции по учету, хранению и расходованию бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния в Российской Федерации.
При регистрации актов гражданского состояния органами местного самоуправления муниципальных образований края выдаются свидетельства о рождении, заключении брака, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении (удочерении), перемене имени, смерти на гербовых бланках, изготовленных Московской типографией Гознака по единым для Российской Федерации образцам, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 6 июля 1998 года № 709. На этих же бланках, но с надписью "Повторно" выдаются (высылаются) повторные свидетельства о регистрации актов гражданского состояния. Использование бланков других образцов запрещается.
1. Получение
1.1. Органы местного самоуправления получают бланки свидетельств в Комитете ЗАГС Пермского края при наличии предварительной заявки и доверенности под роспись по расходному ордеру.
1.2. Доверенность на получение бланков свидетельств оформляется в органах местного самоуправления муниципальных образований на один (текущий) год либо на разовое получение бланков. Доверенность подписывается руководителем органа местного самоуправления, главным бухгалтером администрации и лицом, получившим доверенность с проставлением печати администрации муниципального образования.
1.2.1. Доверенность на получение бланков свидетельств отделам управления ЗАГС администрации г. Перми оформляется в управлении на один (текущий) год либо на разовое получение бланков. Доверенность подписывается начальником управления, главным бухгалтером управления и лицом, получившим доверенность с проставлением печати управления.
1.3. Прием бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния, поступивших из Комитета ЗАГС Пермского края, производится комиссией, образуемой органом местного самоуправления муниципального образования края, которая пересчитывает полученные бланки и проверяет их соответствие расходному ордеру. При приеме бланков свидетельств каждый из них просматривается комиссией в отдельности.
1.3.1. Прием бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния, выданных отделам управления ЗАГС администрации г. Перми, производится комиссией, образуемой управлением.
1.4. В случае обнаружения дефектных бланков (отсутствие или повреждение защитной сетки, печатного текста, отсутствие серий, номеров, наличие дублированных номеров и т.д.) составляется соответствующий акт в двух экземплярах (приложение 4), один из которых в десятидневный срок высылается в Комитет ЗАГС Пермского края. Данные бланки прилагаются к указанному акту.
1.5. О результатах приема бланков свидетельств не позднее чем на следующий день после их получения составляется акт в двух экземплярах (приложение 1). Один экземпляр акта в десятидневный срок высылается в Комитет ЗАГС Пермского края.
1.6. Бланки свидетельств о регистрации актов гражданского состояния должны быть оприходованы руководителем отдела ЗАГС в день получения бланков.
2. Хранение
2.1. Гербовые бланки свидетельств о регистрации актов гражданского состояния являются документами строгой отчетности и хранятся в сейфах. В нерабочее время сейфы с бланками свидетельств опечатываются.
2.2. Испорченные при заполнении бланки, а также свидетельства, найденные, изношенные, невостребованные или изъятые в связи с внесением изменений в записи актов гражданского состояния, хранятся в сейфах.
2.3. Помещения, предназначенные для регистрации актов гражданского состояния, должны быть оборудованы средствами защиты (охранно-пожарная сигнализация, решетки на окнах).
2.4. Категорически запрещается оставлять гербовые бланки свидетельств в незакрытых шкафах, столах в помещениях, где ведется прием граждан, а также хранить бланки в делах с заявлениями о регистрации актов гражданского состояния.
2.5. Доступ к гербовым бланкам свидетельств имеет руководитель и специалисты отдела ЗАГС, а также должностные лица, имеющие права проверки их деятельности. Вход в помещение, где находится сейф с бланками свидетельств, посторонним лицам запрещается.
2.6. Ответственность за учет, хранение, расходование и отчетность по бланкам свидетельств о регистрации актов гражданского состояния возлагается распоряжением руководителя органа местного самоуправления муниципального образования края на руководителя отдела записи актов гражданского состояния.
2.7. При смене руководителя отдела или на время его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь) бланки подлежат обязательной передаче по акту должностному лицу, исполняющему его обязанности. Копия акта направляется в Комитет ЗАГС Пермского края (приложение 2).
2.7.1. В случае болезни руководителя отдела акт о передаче бланков составляется комиссией, состоящей из представителей администрации муниципального образования (не менее 3 человек) (приложение 3). Копия акта направляется в Комитет ЗАГС Пермского края.
2.7.2. Указанные акты, составленные в отделах управления ЗАГС администрации г. Перми, утверждаются начальником управления.
2.8. При выходе руководителя отдела из отпуска (больничного), окончании командировки бланки подлежат обязательной передаче по акту в обратном порядке. Копия акта направляется в Комитет ЗАГС Пермского края.
2.9. По мере необходимости специалисты отдела ЗАГС получают бланки для выдачи гражданам у руководителя отдела ЗАГС. Специалист пересчитывает бланки, сверяет серии и номера и расписывается за получение бланков в специальной книге учета. С этого момента данный специалист несет персональную ответственность за полученные бланки.
2.10. Сотрудники отдела ЗАГС органа местного самоуправления муниципального образования, а также должностные лица администраций сельских поселений, принявших на себя полномочия по государственной регистрации актов гражданского состояния в соответствии с Законом Пермского края от 12.03.2007 № 18-ПК "О наделении органов местного самоуправления Пермского края полномочиями на государственную регистрацию актов гражданского состояния" (далее - Закон), должны не допускать нарушений при работе с документами строгой отчетности и их утраты.
3. Учет и расходование
3.1. Руководители отделов ЗАГС органов местного самоуправления муниципальных образований края выдают бланки должностным лицам администраций сельских поселений, принявших полномочия по государственной регистрации актов гражданского состояния в соответствии с Законом, с обязательным занесением их в книгу по учету прихода-расхода бланков и в соответствующий лицевой счет.
3.2. На каждую администрацию сельского поселения (а также на каждого специалиста отдела ЗАГС, осуществляющего регистрацию актов гражданского состояния в сельских поселениях муниципального образования) ведется отдельный лицевой счет по видам бланков свидетельств, где ежеквартально и по истечении года выводятся остатки бланков.
3.3. Расходование бланков свидетельств производится строго по порядку номеров.
3.4. Для учета бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния ведутся следующие книги:
а) книга по учету прихода и расхода бланков свидетельств (выдачи, высылки заявителям) - во всех органах местного самоуправления муниципальных образований края; книга по учету прихода и расхода бланков свидетельств (выдачи администрациям сельских поселений, осуществляющих полномочия по государственной регистрации актов гражданского состояния в соответствии с Законом) - в органах местного самоуправления муниципальных образований края, где организована регистрация актов гражданского состояния в администрациях сельских поселений;
б) книга по учету прихода и расхода бланков свидетельств (выдача специалистам отдела ЗАГС);
в) книга лицевых счетов по учету бланков свидетельств - в органах местного самоуправления муниципальных образований края, где организована регистрация актов гражданского состояния в администрациях сельских поселений, осуществляющих полномочия по государственной регистрации актов гражданского состояния в соответствии с Законом.
3.5. В книгах по учету прихода и расхода бланков свидетельств ведется слева приходная и справа расходная часть, и также ежеквартально и по истечении календарного года выводятся остатки бланков.
3.6. Каждый последующий календарный год начинается с новой страницы либо ведется в новой книге по учету прихода и расхода бланков свидетельств.
3.7. Все графы в книгах подлежат обязательному заполнению ручкой (синей, черной или фиолетовой пастой), четким и разборчивым почерком. Подчистки и использование корректора не допускаются. Ошибки исправляются путем зачеркивания, на каждое исправление должна быть составлена заверительная надпись, скрепленная печатью и подписью руководителя отдела ЗАГС.
3.8. Книги должны быть прошнурованы, их листы пронумерованы, скреплены гербовой печатью и подписью руководителя отдела ЗАГС.
4. Отчетность
4.1. Органы местного самоуправления муниципальных образований края ежеквартально, не позднее 10 числа следующего за кварталом месяца, представляют в Комитет ЗАГС Пермского края отчет о движении бланков свидетельств за квартал по установленным формам (приложение № 7).
4.2. Органы местного самоуправления муниципальных образований ежегодно, не позднее 10 января года, следующего за отчетным, представляют в Комитет ЗАГС Пермского края отчет о движении бланков свидетельств за год по той же форме.
4.3. При составлении отчета в АИС "Находка-ЗАГС" графа "Выдано в связи с изменениями" не заполняется. Количество бланков из данной графы плюсуется к графе "Выдано первичных свидетельств".
4.4. Графа "Всего" является обязательной для заполнения. При составлении отчета в АИС "Находка-ЗАГС" добавляется вручную.
5. Уничтожение
5.1. Испорченные при заполнении бланки, а также свидетельства, найденные, изношенные или изъятые в связи с внесением изменений в записи актов гражданского состояния, в обязательном порядке гасятся путем перечеркивания и по истечении календарного года уничтожаются комиссией, созданной органом местного самоуправления муниципального образования по акту. Уничтожение бланков, испорченных в отделе ЗАГС, и бланков, найденных, изношенных, невостребованных и изъятых, оформляется отдельными актами.
5.2. Невостребованные бланки, поступившие из других субъектов РФ, а также стран ближнего и дальнего зарубежья, хранятся в течение одного года с момента поступления в отдел ЗАГС, после чего уничтожаются по акту.
5.3. Акты о выделении к уничтожению и об уничтожении (приложения № 5, 6) составляются в двух экземплярах, один экземпляр направляется в Комитет ЗАГС Пермского края. Уничтожение производится путем сжигания либо измельчения через уничтожитель бумаг.
5.3.1. Указанные акты, составленные в отделах управления ЗАГС администрации г. Перми, утверждаются начальником управления.
5.3.2. При составлении акта об уничтожении бланков серия и номер вырезаются из уничтожаемого бланка и вклеиваются в графы 3 и 4 акта об уничтожении документов (приложение 6).
6. Утрата
6.1. В случае утраты или хищения бланков свидетельств орган местного самоуправления муниципального образования края обязан в тот же день сообщить об этом в органы внутренних дел для принятия мер к их розыску и в Комитет ЗАГС Пермского края, указав виды, серии и номера утерянных или похищенных бланков.
6.1.1. В случае утраты или хищения бланков свидетельств в отделах управления ЗАГС г. Перми руководитель отдела обязан в тот же день сообщить об этом в органы внутренних дел для принятия мер к их розыску, в управление ЗАГС и в Комитет ЗАГС Пермского края, указав виды, серии и номера утерянных или похищенных бланков.
Приложение 1
ФОРМА
акта о приеме бланков свидетельств о регистрации актов
гражданского состояния
Наименование органа местного УТВЕРЖДАЮ
самоуправления
края Наименование должности
руководителя
Наименование структурного
подразделения Личная Расшифровка
подпись подписи
АКТ
Дата
_____________ № ___________
___________________________
О приеме бланков свидетельств о
регистрации актов гражданского состояния
Нами, комиссией в составе:
Председатель комиссии: Ф.И.О. - должность
Члены комиссии: Ф.И.О. - должность
Ф.И.О. - должность,
просмотрены, проверены и пересчитаны бланки свидетельств о регистрации
актов гражданского состояния, поступившие из Комитета ЗАГС Пермского края:
№ п/п
Вид свидетельства
Количество
Серия
С номера по номер
1
2
3
4
5
Проверкой установлено, что полученные бланки дефектов не имеют и
соответствуют указанным в расходном ордере от ____________ № ______________
Председатель комиссии
Личная Расшифровка
подпись подписи
Члены комиссии Личная Расшифровка
подпись подписи
Личная Расшифровка
подпись подписи
Приложение 2
ФОРМА
акта о приеме-передаче бланков свидетельств о регистрации
актов гражданского состояния на период отпуска
(командировки), а также смены руководителя органа ЗАГС
Наименование органа местного УТВЕРЖДАЮ
самоуправления
края Наименование должности
руководителя
Наименование структурного
подразделения Личная Расшифровка
подпись подписи
АКТ
Дата
_____________ № ___________
___________________________
О приеме-передаче бланков свидетельств
о регистрации актов гражданского состояния
Мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт в том, что (Ф.И.О.,
должность) передала, а (Ф.И.О., должность) приняла гербовые бланки
свидетельств о регистрации актов гражданского состояния в следующем
количестве:
№ п/п
Вид свидетельства
Количество
Серия
С номера по номер
1
2
3
4
5
Должность передающего лица
Личная ФИО
подпись
Должность принимающего лица Личная ФИО
подпись
Приложение 3
ФОРМА
акта о приеме-передачи бланков свидетельств о регистрации
актов гражданского состояния на период болезни руководителя
органа ЗАГС
Наименование органа местного УТВЕРЖДАЮ
самоуправления
края Наименование должности
руководителя
Наименование структурного
подразделения Личная Расшифровка
подпись подписи
АКТ
Дата
_____________ № ___________
___________________________
О приеме-передаче бланков свидетельств
о регистрации актов гражданского состояния
Нами, комиссией в составе:
Председатель комиссии: Ф.И.О. - должность
Члены комиссии: Ф.И.О. - должность
Ф.И.О. - должность,
проверены, пересчитаны и переданы (Ф.И.О., должность замещающего лица)
бланки свидетельств о регистрации актов гражданского состояния на период
болезни руководителя отдела ЗАГС (Ф.И.О.) в следующем количестве:
№ п/п
Вид свидетельства
Количество
Серия
С номера по номер
1
2
3
4
5
Председатель комиссии
Личная Расшифровка
подпись подписи
Члены комиссии Личная Расшифровка
подпись подписи
Личная Расшифровка
подпись подписи
Бланки принял(а) Личная Расшифровка
подпись подписи
Приложение 4
ФОРМА
акта об обнаружении дефектных бланков свидетельств
о регистрации актов гражданского состояния
Наименование органа местного УТВЕРЖДАЮ
самоуправления
края Наименование должности
руководителя
Наименование структурного
подразделения Личная Расшифровка
подпись подписи
АКТ
Дата
_____________ № ___________
___________________________
Об обнаружении дефектных бланков
свидетельств о регистрации актов
гражданского состояния
Нами, комиссией в составе:
Председатель комиссии: Ф.И.О. - должность
Члены комиссии: Ф.И.О. - должность
Ф.И.О. - должность,
составлен настоящий акт в том, что в процессе проверки бланков гербовых
свидетельств о регистрации актов гражданского состояния, поступивших из
Комитета ЗАГС Пермского края по расходному ордеру от ____________ № ______,
обнаружены дефекты:
№ п/п
Вид свидетельства
Серия
Номер
Вид дефекта
1
2
3
4
5
Указанные бланки подлежат направлению в Комитет ЗАГС Пермского края.
Председатель комиссии
Личная Расшифровка
подпись подписи
Члены комиссии Личная Расшифровка
подпись подписи
Личная Расшифровка
подпись подписи
Приложение 5
ФОРМА
акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих
хранению
Наименование органа местного УТВЕРЖДАЮ
самоуправления
края Наименование должности
руководителя
Наименование структурного
подразделения Личная Расшифровка
подпись подписи
АКТ
Дата
_____________ № ___________
___________________________
О выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
Отделом ЗАГС ___________________ отобраны к уничтожению свидетельства о
регистрации актов гражданского состояния как утратившие практическое
значение документы.
№ п/п
Вид свидетельства
Серия
Номер
Кем выдано
Дата выдачи
Кому выдано
Причина уничтожения
1
2
3
4
5
6
7
8
Итого ______________________ свидетельств за ________________ год
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
ответственного за расходование бланков Личная Расшифровка
подпись подписи
Приложение 6
ФОРМА
акта об уничтожении документов, не подлежащих хранению
Наименование органа местного УТВЕРЖДАЮ
самоуправления
края Наименование должности
руководителя
Наименование структурного
подразделения Личная Расшифровка
подпись подписи
АКТ
Дата
_____________ № ___________
___________________________
Об уничтожении документов,
не подлежащих хранению
Нами, комиссией в составе:
Председатель комиссии: Ф.И.О. - должность
Члены комиссии: Ф.И.О. - должность
Ф.И.О. - должность,
составлен настоящий акт в том, уничтожены свидетельства о регистрации
актов гражданского состояния как утратившие практическое значение
документы.
№ п/п
Вид свидетельства
Серия
Номер
Кем выдано
Дата выдачи
Кому выдано
Причина уничтожения
1
2
3
4
5
6
7
8
Итого ______________________ свидетельств за ________________ год.
(цифрами и прописью)
Документы уничтожены путем ____________________________________________
Председатель комиссии
Личная Расшифровка
подпись подписи
Члены комиссии Личная Расшифровка
подпись подписи
Личная Расшифровка
подпись подписи
Приложение 7
Кому представляется ____________
наименование
________________________________
и адрес получателя
Край ___________________________
Район __________________________
Отдел ЗАГС _____________________
________________________________
ОТЧЕТ
о движении бланков гербовых свидетельств о регистрации
актов гражданского состояния за ___________ 20___ г.
Наименование бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния
Остаток на начало отчетного периода
Получено за отчетный период
Израсходовано за отчетный период
Остаток на конец отчетного периода
выдано первично
выдано повторно
испорчено при заполнении
утеряно и похищено
всего израсходовано
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1. О рождении
2. О заключении брака
3. О расторжении брака
4. Об усыновлении (удочерении)
5. Об установлении отцовства
6. О перемене имени
7. О смерти
ВСЕГО
\ /
\ /
/ \
/ \
\ /
\ /
/ \
/ \
Руководитель отдела ЗАГС
___________________________________
подпись, фамилия
________________________________ "__" ________________ г.
фамилия и № телефона исполнителя
Примечание: графа "Всего" является обязательной для заполнения.
__________________________________________________
------------------------------------------------------------------