Приказ Пермской таможни от 09.10.2014 N 523 "Об утверждении Регламента проведения служебных совещаний у начальника Пермской таможни"
ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА
ПРИВОЛЖСКОЕ ТАМОЖЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ
ПЕРМСКАЯ ТАМОЖНЯ
ПРИКАЗ
от 9 октября 2014 г. № 523
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ПРОВЕДЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ СОВЕЩАНИЙ
У НАЧАЛЬНИКА ПЕРМСКОЙ ТАМОЖНИ
В целях повышения эффективности функционирования системы управления, принятия обоснованных управленческих решений и контроля исполнения задач, поставленных перед структурными подразделениями Пермской таможни (далее - таможня), приказываю:
1. Утвердить Регламент проведения служебных совещаний у начальника таможни (приложение).
2. Начальникам структурных подразделений таможни, таможенных постов, иным должностным лицам таможни принимать участие в служебных совещаниях согласно Регламенту проведения служебных совещаний у начальника таможни.
3. Признать утратившим силу Приказ Пермской таможни от 7 мая 2014 г. № 234 "Об утверждении Регламента проведения служебных совещаний у начальника Пермской таможни".
Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.
И.о. начальника таможни
полковник таможенной службы
С.В.ПАШКИН
Приложение
к Приказу
Пермской таможни
от 09.10.2014 № 523
РЕГЛАМЕНТ
ПРОВЕДЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ СОВЕЩАНИЙ У НАЧАЛЬНИКА ПЕРМСКОЙ ТАМОЖНИ
1. Общие положения
1.1. Регламент проведения служебных совещаний у начальника таможни (далее - Регламент) устанавливает порядок:
проведения служебных совещаний у начальника таможни (далее - служебное совещание), их периодичность;
подготовки и рассмотрения вопросов на служебных совещаниях;
принятия и оформления решений служебных совещаний, контроля и мониторинга хода их исполнения.
Служебные совещания проводятся в целях анализа обстановки и принятия управленческих решений по вопросам деятельности таможни и подчиненных ей таможенных постов, обеспечения эффективного взаимодействия между структурными подразделениями таможни при выполнении ими установленных функций.
1.2. Служебные совещания проводятся в следующих форматах:
плановое совещание в постоянном составе;
совещание в расширенном составе;
внеочередное оперативное совещание.
1.3. Руководство работой служебного совещания осуществляется начальником таможни либо лицом, его замещающим.
Организационно-методическое обеспечение проведения служебного совещания возлагается на организационно-аналитический отдел (далее - ОАО).
Ответственным секретарем служебного совещания (далее - ответственный секретарь) является должностное лицо ОАО таможни либо лицо, определяемое начальником таможни. В функции ответственного секретаря входит ведение протокола.
Контроль исполнения решений служебного совещания возлагается на ОАО.
1.4. Служебное совещание может включать закрытую часть (для обсуждения вопросов, выносимых для закрытого рассмотрения с участием исключительно должностных лиц таможни, имеющих соответствующий допуск к сведениям, составляющим государственную тайну).
Участники служебного совещания используют следующие методы его проведения:
доклад - выступление одного участника по определенному вопросу;
обмен мнениями (информацией) - каждый из участников по очереди высказывается на определенную тему (отвечает на конкретный вопрос);
обсуждение - любой из участников может взять слово по имеющемуся вопросу.
1.5. Изменение даты, времени и места проведения служебных совещаний производится только по указанию начальника таможни, о чем ответственный секретарь своевременно извещает участников совещания.
2. Плановое совещание в постоянном составе
2.1. Плановое совещание в постоянном составе проводится еженедельно. О дате и времени проведения планового совещания в постоянном составе участников совещания информирует ответственный секретарь. Место проведения - кабинет № 307 либо иное место, определенное начальником таможни либо лицом, его замещающим.
2.2. В плановом совещании в постоянном составе принимают участие следующие должностные лица либо лица, их замещающие (далее - постоянные участники):
начальник таможни;
первый заместитель начальника таможни по таможенному контролю;
заместитель начальника таможни по правоохранительной деятельности;
заместители начальника таможни;
заместитель начальника таможни - начальник отдела тылового обеспечения;
начальник организационно-аналитического отдела;
начальник отдела бухгалтерского учета и финансового мониторинга;
начальник отдела документационного обеспечения;
начальник отделения по противодействию коррупции;
начальник отдела таможенного контроля после выпуска товаров;
начальник правового отдела;
начальник отделения защиты государственной тайны и специальной документальной связи;
начальник отдела оперативно-дежурной службы и таможенной охраны;
главный государственный таможенный инспектор, осуществляющий функции по связям с общественностью.
Начальники таможенных постов принимают участие в плановом совещании в постоянном составе в режиме видео-конференц-связи. По решению начальника таможни в совещании могут принимать участие другие лица.
2.3. На плановом совещании в постоянном составе заслушиваются вопросы в соответствии с повесткой, формируемой ответственным секретарем совещания и утверждаемой начальником таможни либо лицом, его замещающим, в том числе:
об основных результатах работы по направлению деятельности;
о проблемных вопросах в подчиненных подразделениях и на таможенных постах, путях их решения, а также вопросах взаимодействия между структурными подразделениями таможни и таможенных постов;
о ходе выполнения контрольных показателей эффективности деятельности таможни и мерах, направленных на их достижение;
об исполнении решений и поручений, принятых на предыдущих совещаниях у начальника таможни, в случае необходимости - рассмотрение вопроса о переносе сроков исполнения поручений с отражением в протоколе совещания.
В ходе планового совещания в постоянном составе могут рассматриваться и другие вопросы, требующие принятия незамедлительных управленческих решений.
Продолжительность доклада - до 10 минут, выступления (в прениях) - до 3 минут.
2.4. Участники планового совещания в постоянном составе размещаются в порядке, приведенном в приложении 1 к настоящему Регламенту.
3. Совещание в расширенном составе
3.1. Совещание в расширенном составе является совещательным органом коллективного рассмотрения и обсуждения актуальных вопросов деятельности таможни.
Совещание в расширенном составе может проводиться по решению начальника таможни либо лица, его замещающего. Дата, время, место проведения совещания в расширенном составе определяются начальником таможни либо лицом, его замещающим.
В состав совещания в расширенном составе входят следующие должностные лица либо лица, их замещающие:
начальник таможни;
первый заместитель начальника таможни по таможенному контролю;
заместитель начальника таможни по правоохранительной деятельности;
заместители начальника таможни;
заместитель начальника таможни - начальник Удмуртского таможенного поста;
заместитель начальника таможни - начальник отдела тылового обеспечения;
начальник службы организации таможенного контроля таможни - начальник отдела таможенных процедур и таможенного контроля (далее - СОТК);
начальник информационно-технической службы таможни - начальник отдела телекоммуникаций, связи и системотехнического обеспечения средств вычислительной техники (далее - ИТС);
начальники структурных подразделений таможни и таможенных постов;
главный государственный таможенный инспектор, осуществляющий функции по связям с общественностью;
старший государственный таможенный инспектор, осуществляющий функции по мобилизационной работе;
ответственный секретарь совещания;
иные приглашенные лица (по решению начальника таможни).
3.2. Работа участников совещания в расширенном составе осуществляется в соответствии с повесткой совещания (далее - повестка), формируемой ОАО и утверждаемой начальником таможни в срок не позднее чем за 2 дня до его проведения.
Регламент проведения совещаний в расширенном составе:
доклад - до 20 мин.;
выступление - до 10 мин.
Изменение тематики, перенос сроков рассмотрения, исключение вопросов, внесенных в утвержденную повестку, допускается только по указанию начальника таможни либо лица, его замещающего, с информированием начальника ОАО.
3.3. Подготовку рабочих материалов и необходимой информации для рассмотрения в ходе совещания обеспечивают исполнители, готовящие вопрос для обсуждения в соответствии с повесткой.
Выступающим подготавливаются и представляются в ОАО не позднее чем за 1 рабочий день до проведения совещания:
предложения в проект решения совещания, согласованные с курирующим заместителем либо лицом, их замещающим;
доклад и демонстрационные материалы по вопросу (при непредставлении текстов докладов и демонстрационных материалов в ОАО в указанный срок слайды демонстрируются должностным лицом структурного подразделения таможни, ответственным за их подготовку).
Начальник ОАО представляет начальнику таможни либо лицу, его замещающему, к началу совещания повестку, список участников совещания.
4. Внеочередное оперативное совещание
Внеочередное оперативное совещание проводится по решению начальника таможни либо лица, его замещающего, заместителей начальника таможни, начальников структурных подразделений таможни и таможенных постов.
Состав участников, дата, место проведения внеочередного оперативного совещания, перечень вопросов для рассмотрения, порядок докладов и заслушивания участников определяются начальником таможни по представлению инициатора проведения совещания.
Организация проведения внеочередного оперативного совещания (в том числе ведение протокола) возлагается на инициатора его проведения либо на иное должностное лицо (структурное подразделение таможни) по решению начальника таможни либо лица, его замещающего.
5. Порядок оформления и контроль исполнения решений, принятых на служебных совещаниях
5.1. Итоговым документом служебного совещания является протокол по форме, приведенной в приложениях 2, 3 к настоящему Регламенту, в который вносятся обсуждаемые вопросы и решения по рассматриваемым вопросам, принятые на совещании.
Подготовка протокола служебного совещания возлагается на ответственного секретаря.
Протокол представляется на утверждение начальнику таможни в течение 2 рабочих дней после проведения совещания.
По решению начальника таможни сроки оформления протокола служебного совещания и доведения его до участников совещания могут быть скорректированы.
Протокол служебного совещания, утвержденный начальником таможни, размещается в ИСС "Портал ПТУ" в разделе "Таможни Приволжского региона/Пермская таможня/Управленческая деятельность/Проведение совещаний" и рассылается в структурные подразделения таможни и на таможенные посты посредством АС ЭДО.
5.2. Ответственность за выполнение решений служебных совещаний, своевременность изменения срока, приостановления исполнения решения совещания несут заместители начальника таможни, начальники служб таможни, начальники структурных подразделений таможни, начальники таможенных постов, указанных в протоколе служебного совещания.
Срок исполнения решения определяется начальником таможни в ходе совещания и исчисляется с даты проведения служебного совещания. Конечная дата исполнения указывается в соответствующей графе протокола совещания.
5.3. Контроль исполнения решений совещаний возлагается на ОАО и осуществляется посредством ведения контрольного листа исполнения поручений по форме, приведенной в приложении 4 к настоящему Регламенту. Контрольный лист исполнения поручений размещается в ИСС "Портал ПТУ" в разделе "Таможни Приволжского региона/Пермская таможня/Управленческая деятельность/Контроль исполнительской дисциплины/Мониторинг контрольных мероприятий".
В установленные протоколом совещания сроки начальники структурных подразделений таможни, ответственные за выполнение решений, направляют в ОАО посредством АС ЭДО информацию об исполнении решений служебных совещаний с приложением копий документов, подтверждающих исполнение.
Информацию об исполнении решений служебных совещаний со сроком "постоянно" начальники структурных подразделений таможни, ответственные за выполнение решений, направляют в ОАО в срок не позднее чем за 4 рабочих дня до окончания текущего года.
На основании представленной информации ОАО вносит отметки об исполнении поручений в контрольный лист исполнения поручений с указанием реквизитов подтверждающих документов.
Решение совещания считается исполненным и снимается с контроля после документального подтверждения исполнения поручения.
5.4. Изменение срока, приостановление исполнения решения совещания, а также отмена решения совещания производится только начальником таможни либо лицом, его замещающим.
Заместители начальника таможни, начальники служб таможни, начальники структурных подразделений таможни, начальники таможенных постов обращаются к начальнику таможни либо лицу, его замещающему:
в письменном виде с мотивированной просьбой об изменении срока не позднее чем за 1 день до его истечения;
с докладом на очередном служебном совещании должностным лицом о необходимости изменения срока.
Изменение срока исполнения документируется положительной резолюцией начальника таможни либо лица, его замещающего, или отражается в протоколе данного совещания. Новый срок исполнения вносится ОАО в установленную форму контрольного листа исполнения.
5.5. Снятие поручения с контроля осуществляется ответственным должностным лицом ОАО по следующим основаниям:
в соответствии с резолюцией начальника таможни либо лица, его замещающего;
при представлении документа, подтверждающего исполнение поручения;
в соответствии с докладом на очередном служебном совещании должностным лицом об исполнении поручения, при этом снятие поручения с контроля отражается в протоколе данного совещания.
5.6. ОАО обеспечивает мониторинг хода исполнения поручений начальника таможни с доведением результатов начальнику таможни либо лицу, его замещающему:
еженедельно - в форме доклада в ходе планового совещания в постоянном составе;
ежемесячно, не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом (за декабрь - до 20 января), - в форме докладной записки об исполнении структурными подразделениями таможни поручений начальника таможни с соответствующей отметкой об исполнении решений.
5.7. ОАО формирует комплекты протоколов служебных совещаний и копий документов, подтверждающих исполнение принятых решений, и осуществляет их хранение.
Начальник
организационно-аналитического отдела
Е.В.НАПАРЬИНА
Приложение 1
к Регламенту
проведения служебных совещаний
у начальника Пермской таможни
Порядок размещения участников на плановом совещании
в постоянном составе у начальника таможни
(место проведения - кабинет № 307)
Начальник таможни
Первый заместитель начальника Заместитель начальника таможни
таможни по таможенному контролю по правоохранительной
деятельности
Заместитель начальника таможни Начальник отделения по
(по экономической деятельности) противодействию коррупции
Заместитель начальника таможни Заместитель начальника таможни -
(по работе с кадрами) начальник отдела тылового
обеспечения
Начальник правового отдела Начальник организационно-
аналитического отдела
Начальник отдела бухгалтерского Начальник отдела
учета и финансового мониторинга оперативно-дежурной службы и
таможенной охраны
Начальник отделения защиты
Начальник отдела государственной тайны и
документационного обеспечения специальной документальной
связи
Главный государственный
Начальник отдела таможенного таможенный инспектор,
контроля после выпуска товаров осуществляющий функции по
связям с общественностью
Приложение 2
к Регламенту
проведения служебных совещаний
у начальника Пермской таможни
ПЕРМСКАЯ ТАМОЖНЯ
ПРОТОКОЛ
служебного совещания у начальника Пермской таможни
___________________________________________________________________________
г. Пермь
______________ года NN/мм/гг <*>
Присутствовали:
№ п/п
Обсуждаемые вопросы, докладчики
Решение
Сроки исполнения
Ответственные за исполнение
1
2
3
4
5
Начальник Пермской таможни
специальное звание И.О. Фамилия
Секретарь совещания И.О. Фамилия
--------------------------------
<*> № - порядковый номер протокола, мм - месяц проведения совещания, гг - последние две цифры года проведения совещания.
Приложение 3
к Регламенту
проведения служебных совещаний
у начальника Пермской таможни
ПРОТОКОЛ
совещания в расширенном составе
г. Пермь
00.00.0000 № 00
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ СОВЕЩАНИЯ:
СЕКРЕТАРЬ СОВЕЩАНИЯ:
ПРИСУТСТВОВАЛИ: (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. СЛУШАЛИ
ВЫСТУПИЛИ
РЕШИЛИ
1.1.
Ответственные:
Срок:
Председатель совещания И.О. Фамилия
Секретарь совещания И.О. Фамилия
Согласовано:
начальник организационно-аналитического отдела И.О. Фамилия
Приложение 4
к Регламенту
проведения служебных совещаний
у начальника Пермской таможни
Контрольный лист исполнения поручений
№ п/п
Контрольный пункт
Срок исполнения
Контрольный период (месяц)
Документ, в котором зафиксировано поручение
Реквизиты документа (дата, N)
Исполнитель
Ход исполнения
день
месяц
год
------------------------------------------------------------------