Приказ МБУ "Архив г. Перми" от 13.10.2014 N СЭД-01-07-47 "Об утверждении Правил работы читального зала"
МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ "АРХИВ ГОРОДА ПЕРМИ"
ПРИКАЗ
от 13 октября 2014 г. № СЭД-01-07-47
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ РАБОТЫ ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА
В связи актуализацией нормативной правовой базы МБУ "Архив города Перми" приказываю:
1. Утвердить прилагаемые Правила работы читального зала МБУ "Архив города Перми".
2. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
И.о. директора
И.А.КОКАРОВЦЕВА
УТВЕРЖДЕНЫ
Приказом
директора МБУ
"Архив города Перми"
от 13.10.2014 № СЭД-01-07-47
ПРАВИЛА
РАБОТЫ ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА МБУ "АРХИВ ГОРОДА ПЕРМИ"
1. Общие положения
1.1. Настоящие Правила работы читального зала МБУ "Архив города Перми" (далее - Правила) разработаны в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19, Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденным Приказом Министерства культуры от 3 июня 2013 г. № 635, Федеральным законом от 8 июня 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации". Правила устанавливают порядок работы пользователей с открытыми документами в читальном зале МБУ "Архив города Перми" (далее - Архив).
1.2. Все пользователи обладают равными правами на доступ к документам Архива.
1.3. Плата за посещение читального зала Архива и пользование документами не взимается.
1.4. График работы читального зала устанавливается приказом руководителя Архива.
1.5. Платные услуги пользователям предоставляются Архивом в соответствии с Тарифами на платные услуги, утвержденными нормативным актом администрации города Перми.
2. Порядок допуска пользователя в читальный зал Архива
2.1. Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании личного заявления (приложение 1) или письма направившей его организации на имя директора Архива. В письме указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученое звание, ученая степень, тема, хронологические рамки, цель исследования.
2.2. Студенты и учащиеся допускаются для работы на основании письма руководства учебного заведения. В письме указываются фамилия, имя, отчество учащегося, обоснование необходимости работы с архивными документами.
2.3. Допуск к работе с документами в читальном зале осуществляется при предъявлении пользователем документа, удостоверяющего личность.
2.4. Допуск к работе с документами осуществляется по письменному разрешению директора Архива на срок, необходимый пользователю, но не более чем на 1 год с момента оформления.
2.5. В случае изменения темы исследования пользователь предоставляет в Архив новое заявление или письмо.
2.6. Прием пользователей для работы с документами ведется по предварительной записи. Архив оставляет за собой право перенести посещение на более поздний срок, если по техническим причинам отсутствует возможность принять пользователя (отсутствие свободных мест в читальном зале, отключение электричества, водоснабжения и т.п.).
2.7. При работе с документами, содержащими персональные данные, пользователь обязан заполнить расписку установленного образца (приложение 2). Работник читального зала предупреждает пользователя об административной и уголовной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации за неправомерное использование, публикацию, распространение и передачу третьим лицам архивной информации, имеющей ограничение на использование или содержащей сведения конфиденциального характера.
2.8. Архив не вправе ограничивать или определять пользователю условия использования архивной информации, полученной им в результате самостоятельного поиска или предоставленной им в порядке оказания платных услуг. Архив не несет ответственности за использование пользователем полученной архивной информации.
3. Порядок выдачи дел, предоставления НСА
3.1. Дела предоставляются пользователю на основании заполненного бланка заказа (требования) на выдачу документов (приложение 3) не ранее следующего рабочего дня читального зала. В случае неправильного заполнения бланка выдача дел не осуществляется. Дела выдаются пользователю под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала. Выдача документов пользователю осуществляется с разрешения начальника отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов.
3.2. Пользователю единовременно могут быть выданы документы одной из категорий:
3.2.1. управленческие документы - до 20 ед. хр. (не более 1500 листов);
3.2.2. документы по личному составу - до 20 ед. хр. (не более 1500 листов);
3.2.3. документы личного происхождения (из личных фондов и архивных коллекций) - до 20 ед. хр. (не более 500 листов);
3.2.4. фото-, фоно- и видеодокументы, электронные документы - до 10 ед. хр.
3.3. Количество выданных документов любой категории может быть увеличено по решению директора Архива в случае обращения работников контролирующих и проверяющих органов (МВД, прокуратура, суд, УПФ РФ и т.д.).
3.4. Если в деле содержатся документы конфиденциального характера, специалист отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов закрывает доступ к таким документам бумажным конвертом.
3.5. Описи выдаются пользователям по устному запросу в часы работы читального зала.
3.6. Документы предоставляются на срок до 1 месяца. В случае превышения указанного срока пользователь оформляет новый заказ (требование).
3.7. Если заказанные пользователем дела не были востребованы в течение 2 недель, они сдаются сотрудником читального зала в архивохранилище.
3.8. Отказ или отсрочка в выдаче дел допускается в случаях:
3.8.1. неудовлетворительного физического состояния документов;
3.8.2. ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации;
3.8.3. отсутствия у пользователя документально подтвержденного права на получение сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну;
3.8.4. ограничения на использование документов, установленного фондообразователем при передаче документов в Архив на постоянное хранение;
3.8.5. необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками Архива (справочная работа, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов и т.д.);
3.8.6. выдачи дел во временное пользование фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам;
3.8.7. экспонирования заказанных документов на выставке;
3.8.8. выдачи документов другому пользователю.
3.9. В читальный зал не выдаются:
3.9.1. документы, не прошедшие научного описания и технического оформления;
3.9.2. архивные документы, имеющие фонд пользования, при наличии в читальном зале технической возможности работы с ним.
4. Права, обязанности и ответственность пользователя
4.1. Пользователю предоставляется имеющийся в Архиве научно-справочный аппарат (далее - НСА) (описи, перечни, обзоры, каталоги, картотеки, базы данных), дела (в том числе фото-, фоно- и видеодокументы) по теме исследования.
4.2. Пользователь, работающий в читальном зале Архива, имеет право:
4.2.1. получать информацию о графике работы читального зала, услугах, оказываемых Архивом через читальный зал, порядке и условиях их предоставления;
4.2.2. получать консультации специалистов Архива о составе и содержании документов, поступивших на муниципальное хранение, в соответствии с темой исследования, об имеющемся НСА к документам;
4.2.3. получать информацию, в том числе в письменной форме, о причине отказа (отсрочки) в выдаче дел, существующих ограничениях на выдачу и копирование документов по теме исследования, о сроках, в течение которых они будут действовать;
4.2.4. обжаловать отказ в выдаче архивных дел или НСА по теме исследования в соответствии с действующим законодательством. Решением спорных вопросов занимается директор Архива, Агентство по делам архивов Пермского края, Федеральное архивное агентство (Росархив), а также в установленном порядке судебные органы Пермского края, Российской Федерации;
4.2.5. заказывать копии архивных документов, делать выписки из дел и описей;
4.2.6. при наличии технической возможности по специальному разрешению директора Архива (приложение 4) использовать собственные технические средства (персональный компьютер, магнитофон, диктофон), если это не мешает работе других пользователей;
4.2.7. оформить требование на выдачу архивных документов по телефону через работника читального зала, если разрешение на работу в читальном зале уже получено.
4.3. Пользователь обязан:
4.3.1. соблюдать настоящие Правила;
4.3.2. соблюдать график работы читального зала, тишину и порядок во время работы;
4.3.3. регистрироваться при каждом посещении в Журнале регистрации посещений читального зала;
4.3.5. при получении заказанных дел проверять их целостность и сохранность и расписываться в бланке заказа (требования) за получение каждого из них;
4.3.6. незамедлительно сообщать сотруднику читального зала об обнаружении повреждений или дефектов выданных дел, отсутствии листов, неправильной нумерации и т.д.;
4.3.7. обеспечивать при работе с архивными документами, НСА их сохранность;
4.3.8. после окончания работы с делом заполнить лист использования дела, разборчиво указав дату использования, свою фамилию и инициалы, тему, характер произведенной работы (просмотр, выписки и т.д.), номера просмотренных листов;
4.3.9. после окончания работы при каждом посещении сдавать предоставленные ему описи, дела сотруднику читального зала;
4.3.10. соблюдать технические требования обращения с оборудованием при работе с документами на специальных и электронных носителях;
4.3.11. выполнять требования сотрудников Архива, охранной службы и службы пожарной охраны в чрезвычайных ситуациях (пожар, авария, угроза террористического акта);
4.3.12. при использовании сведений из документов Архива в опубликованной работе указывать источник информации (место хранения документов, их поисковые данные).
4.4. Пользователь по возможности предоставляет Архиву библиографическую справку или экземпляр издания, подготовленного на основе сведений, содержащихся в документах Архива.
4.5. В целях обеспечения сохранности архивных документов пользователю запрещается:
4.5.1. работать в читальном зале в верхней одежде, вносить крупногабаритные спортивные и хозяйственные сумки, зонты;
4.5.2. курить в помещении и при входе в здание Архива;
4.5.3. выносить дела из читального зала, передавать их третьим лицам, оставлять открытые дела незащищенными от солнечного или электрического света, писать на листах бумаги, помещенных поверх документов, загибать углы листов дела, калькировать документы, вкладывать в дела посторонние предметы;
4.5.4. пользоваться при непосредственной работе с архивными документами клеем, скотчем, маркером, корректирующей жидкостью, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами;
4.5.5. пользоваться фотоаппаратом и видеокамерой;
4.5.6. употреблять в читальном зале продукты питания, напитки;
4.5.7. вносить изменения в текст документов, делать на документах и обложках дел пометки, исправления, подчеркивания;
4.5.8. в случае, если некоторые документы в деле закрыты бумажными конвертами, убирать конверты, читать закрытые документы.
4.6. В соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях Архив может лишить права работы в читальном зале (постоянно или временно) пользователей, допустивших хищение или порчу архивных документов, НСА, технического оборудования, систематически нарушающих настоящие Правила. Директор Архива письменно информирует об этом пользователей и организации, направившие их для работы в читальный зал.
5. Копирование документов, выдача архивных копий документов,
изготовленных по заказу пользователя
5.1. По заказу пользователя, в зависимости от технических возможностей Архива и физического состояния документов, может осуществляться их копирование (ксерокопирование, распечатка на принтере, сканирование, запись электронного образа на носитель).
5.2. Заказ на копирование документов на бумажном и электронном носителе оформляется пользователем на специальном бланке (приложения 5, 6 соответственно) и передается сотруднику читального зала. При оформлении заказа обязательно заполняются все графы бланка. В случае неправильного оформления заказ на копирование документов к исполнению не принимается.
5.3. Копирование документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное или временное хранение. При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.
5.4. Копирование документов, содержащих персональные данные, может быть проведено:
5.4.1. по просьбе самого субъекта персональных данных (доверенного лица или родственника при наличии нотариально заверенной доверенности субъекта данных, а в случае его смерти - свидетельства о смерти, при условии соблюдения прав других субъектов, персональные данные которых могут находиться в деле), если это не противоречит федеральному законодательству;
5.4.2. для пользователя - с разрешения субъекта персональных данных в отношении своих персональных данных, если это не противоречит федеральному законодательству;
5.4.3. в случае обезличивания персональных данных, содержащихся в документах дела;
5.4.4. копирование некоторых документов дела в качестве иллюстрации, когда интересна сама форма документа или язык автора, манера ведения записей, почерк, при этом должны быть сняты подписи, идентифицирующие данные в самом тексте документа.
5.5. Копирование документов, содержащих персональные данные, после окончания 75 лет со времени их создания производится без ограничений.
5.6. Копирование документов, составляющих объект авторского права, в том числе документов творческого характера, аудиовизуальных документов осуществляется с учетом норм Гражданского кодекса Российской Федерации.
5.7. Объем, сроки изготовления копий и виды копирования (ксерокопирование, распечатка на принтере, сканирование и запись электронного образа архивного документа на носитель) устанавливаются директором Архива с учетом технических возможностей Архива и физического состояния документов.
5.8. Не принимаются заказы на копирование документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии. Копирование особо ценных документов, документов из дел, требующих расшивки, производится с разрешения начальника отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов.
5.9. Копирование описей и дел в полном объеме по заказам пользователей не производится.
5.10. Максимально допустимый объем копирования документов способом ксерокопирования, сканирования или распечатки на принтере - 30 листов.
5.11. Срок исполнения заказов на копирование документов - до 7 рабочих дней, в зависимости от технических возможностей Архива и состояния документов.
5.12. На каждой копии документа сотрудником читального зала проставляются выходные данные: № фонда, № описи, № дела, № листа.
5.13. Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам под роспись в бланках заказа на копирование документов.
6. Оказание платных услуг
6.1. Услуги, оказываемые пользователям в читальном зале Архива, предусмотрены действующими Тарифами на платные услуги Архива, утвержденными нормативным актом администрации города Перми.
Приложение 1
к Правилам
работы читального зала
МБУ "Архив города Перми"
Директору
МБУ "Архив города Перми"
_____________________________
_____________________________
фамилия, имя, отчество
_____________________________
_____________________________
домашний адрес
_____________________________
телефон
_____________________________
_____________________________
серия, № документа,
удостоверяющего личность
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу разрешить заниматься в читальном зале архива по теме (название
темы, хронологические рамки):
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
С правилами работы читального зала МБУ "Архив города Перми"
ознакомлен(а), обязуюсь их выполнять.
"___" ____________ 20___ г. ____________________
(подпись)
Приложение 2
к Правилам
работы читального зала
МБУ "Архив города Перми"
РАСПИСКА
о соблюдении правил работы с документами, содержащими
персональные данные
Я, ___________________________________________________________________,
(ФИО пользователя)
ознакомлен с Правилами работы читального зала МБУ "Архив города Перми" и
предупрежден об административной и уголовной ответственности в соответствии
с законодательством Российской Федерации за неправомерное использование,
публикацию, распространение и передачу третьим лицам архивной информации,
имеющей ограничение на использование или содержащей сведения
конфиденциального характера, персональные данные о гражданах, а также иную
информацию, разглашение которой создает или может создать угрозу для
личной, семейной безопасности, безопасности жилища, имущества, финансового
положения, нанесет или может нанести ущерб чести и достоинству граждан.
"___" ____________ 20___ г. _________________________
(подпись)
Приложение 3
к Правилам
работы читального зала
МБУ "Архив города Перми"
МБУ "АРХИВ ГОРОДА ПЕРМИ" РАЗРЕШАЮ выдачу документов
Начальник отдела обеспечения сохранности
и государственного учета документов
_______________________
"___" _____________ 20___ г.
ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ)
НА ВЫДАЧУ ДОКУМЕНТОВ
___________________________________________________________________________
(ФИО, номер личного дела пользователя)
___________________________________________________________________________
(ФИО работника архива, название структурного подразделения)
___________________________________________________________________________
(тема исследования, цель выдачи)
Фонд № _____
Опись № _____
Ед. хр. № _____
Заголовок ед. хр.
Кол-во листов (время звучания, метраж)
Расписка пользователя, работника архива
Расписка работника читального зала
1
2
3
4
5
6
7
(лицевая сторона)
1
2
3
4
5
6
7
___________________________________________________________________________
(подпись пользователя, работника архива)
"___" _____________ 20___ г.
(оборотная сторона)
Приложение 4
к Правилам
работы читального зала
МБУ "Архив города Перми"
РАЗРЕШЕНИЕ
на право использования технических средств в читальном зале
архива
Дано ______________________________________________________________________
Дата ______________________________________________________________________
На период с ____________________________ по _______________________________
Наименование технических средств __________________________________________
Директор
Приложение 5
к Правилам
работы читального зала
МБУ "Архив города Перми"
Разрешаю выдачу документов
Директор
МБУ "Архив города Перми"
_____________________
"___" ___________ 20___ г.
ЗАКАЗ НА КСЕРОКОПИРОВАНИЕ/РАСПЕЧАТКУ
___________________________________________________________________________
(ФИО заказчика)
___________________________________________________________________________
(запрос N, дата, заявление пользователя, договор, служебное задание)
Количество кадров, листов _________ Формат ___________ Тираж __________
в соответствии с перечнем:
N
№ фонда
№ описи
№ ед. хр. (дела)
Номера листов с оборотом
Кол-во листов (экз.)
Краткое содержание состава документов
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
8
(лицевая сторона)
Заказчик _______________ ___________________________ ________________
(подпись) (расшифровка подписи) (дата)
Работник читального зала ___________ _______________________ __________
(подпись) (расшифровка подписи) (дата)
Заказ принял _____________ _________________________ _______________
(подпись) (расшифровка подписи) (дата)
Заказ получил _____________ _________________________ _______________
(подпись) (расшифровка подписи) (дата)
(оборотная сторона)
Приложение 6
к Правилам
работы читального зала
МБУ "Архив города Перми"
Разрешаю
Директор МБУ
"Архив города Перми"
Е.П.Ганусова
"_____" ______________ 20 г.
ЗАКАЗ НА ЗАПИСЬ ЭЛЕКТРОННОГО ОБРАЗА ДОКУМЕНТА
(СО СКАНИРОВАНИЕМ/БЕЗ СКАНИРОВАНИЯ)
____________________________________________________________
(Фамилия, имя, отчество заказчика)
____________________________________________________________
(запрос N, дата, заявление пользователя, договор,
служебное задание)
№ п/п
№ фонда
№ описи
№ ед. хр.
Номера листов с оборотом
Исходный носитель
Краткое содержание состава документов
Конечный носитель
Формат
Примечание
Особые отметки ____________________________________________________________
Документы не содержат сведений ограниченного доступа
Заказчик __________________________________________________________________
подпись расшифровка подписи дата
Заказ принял ______________________________________________________________
подпись расшифровка подписи дата
Заказ получил _____________________________________________________________
подпись расшифровка подписи дата
------------------------------------------------------------------