Приказ Министерства по регулированию контрактной системы в сфере закупок Пермского края от 20.02.2014 N СЭД-32-01-04-27 "Об утверждении Положения об архиве Министерства по регулированию контрактной системы в сфере закупок Пермского края"

МИНИСТЕРСТВО ПО РЕГУЛИРОВАНИЮ КОНТРАКТНОЙ СИСТЕМЫ
В СФЕРЕ ЗАКУПОК ПЕРМСКОГО КРАЯ

ПРИКАЗ
от 20 февраля 2014 г. № СЭД-32-01-04-27

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА
ПО РЕГУЛИРОВАНИЮ КОНТРАКТНОЙ СИСТЕМЫ В СФЕРЕ ЗАКУПОК
ПЕРМСКОГО КРАЯ

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и Законом Пермского края от 6 марта 2007 г. № 11-ПК "Об архивном деле в Пермском крае" приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об архиве Министерства по регулированию контрактной системы в сфере закупок Пермского края.
2. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Министр
С.А.ПОНОМАРЕВ





УТВЕРЖДЕНО
Приказом
Министерства по регулированию
контрактной системы в сфере
закупок Пермского края
от 20.02.2014 № СЭД-32-01-04-27

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ПО РЕГУЛИРОВАНИЮ КОНТРАКТНОЙ СИСТЕМЫ
В СФЕРЕ ЗАКУПОК ПЕРМСКОГО КРАЯ

1. Общие положения

1.1. Документы Министерства по регулированию контрактной системы в сфере закупок Пермского края являются собственностью государства (Пермского края) и подлежат постоянному хранению в ГКБУ "Государственный архив Пермского края" (далее - ГКБУ "ГАПК").
До передачи на государственное хранение эти документы временно в пределах, установленных Федеральным архивным агентством, хранятся в Министерстве по регулированию контрактной системы в сфере закупок Пермского края (далее - Министерство).
1.2. Министерство обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов, образующихся в его деятельности. В соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и Пермского края по архивному делу и правилами, устанавливаемыми Федеральным архивным агентством, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Министерства.
За утрату и порчу документов архивного фонда Министерства должностные лица Министерства несут ответственность в соответствии с действующим законодательством: ст. 27 Федерального закона "Об архивном деле в Российской федерации", ст. 17 Закона "Об архивном деле в Пермском крае", Кодексом РФ об административных правонарушениях, Уголовным кодексом РФ.
1.3. Для хранения документов архивного фонда Министерства и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается ведомственный архив (далее - архив). Министерство обеспечивает архив необходимым помещением и оборудованием.
1.4. Архив находится в ведении правового сектора управления правового обеспечения Министерства, из сотрудников которого назначается ответственное лицо за ведение архива.
1.5. В своей работе архив руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами Пермского края по архивному делу, приказами Министерства, указаниями министра по регулированию контрактной системы в сфере закупок Пермского края (далее - министр), правилами и другими нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, методическими документами Агентства по делам архивов Пермского края, ГКБУ "ГАПК" и настоящим Положением.
1.6. Положение об архиве разрабатывается на основании примерного положения и утверждается приказом Министерства после согласования с Агентством по делам архивов Пермского края.
1.7. Архив работает по планам, утвержденным приказом Министерства, и отчитывается перед ним в своей работе.
1.8. Контроль за деятельностью архива осуществляет министр.
1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет ГКБУ "ГАПК".
1.10. При смене ответственного лица за ведение архива в Министерстве прием-передача документов и учетно-справочного аппарата к ним, помещения, инвентаря и оборудования производится по акту. Акт подписывается обеими сторонами, членами комиссии и утверждается приказом Министерства. При этом ГКБУ "ГАПК" ставится в известность о смене должностного лица.
1.11. При ликвидации Министерства передача документов входит в обязанность ликвидационной комиссии.
1.12. При реорганизации Министерства с передачей его функций другому учреждению последнее принимает по акту не завершенные делопроизводством дела реорганизованного Министерства и его архив.

2. Состав документов архива

В архив поступают:
2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений Министерства, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу (документы по личному составу могут поступать в ГКБУ "ГАПК" на возмездной основе по договору).
2.2. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет (без передачи документов в ГКБУ "ГАПК").
2.3. Документы постоянного срока хранения и по личному составу учреждений-предшественников.
2.4. Служебные и ведомственные издания.
2.5. Аудио-, фото-, видеодокументы.
2.6. Документы, содержащие научно-техническую информацию.
2.7. Научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.
3.2. Учет, обеспечение сохранности, качества НТО документов, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
3.3. Подготовка и своевременная передача документов архивного фонда Министерства, составляющих часть Архивного фонда РФ (Пермского края), на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным архивным агентством.
3.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Министерства.
3.5. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
3.5.1. Принимает не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений Министерства, обработанные в соответствии с требованиями, установленными ГКБУ "ГАПК" (по сдаточной описи, номенклатуре дел Министерства или акту).
3.5.2. Разрабатывает и согласовывает с ГКБУ "ГАПК" планы представления описей и планы передачи на государственное хранение документов архивного фонда Министерства.
3.5.3. Составляет и представляет не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии Министерства (ЭК) и экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) Агентства по делам архивов Пермского края.
3.5.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.
3.5.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ГКБУ "ГАПК".
3.5.6. Организует использование документов:
- информирует министра и работников Министерства о составе и содержании документов архива;
- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в помещении архива;
- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера в установленном порядке;
- выдает копии документов и архивные справки;
- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
3.5.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии Министерства.
3.5.8. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства, контролирует правильное формирование и оформление дел в структурных подразделениях Министерства, а также подготовку дел к передаче в архив.
3.5.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства Министерства.
3.5.10. Ежегодно представляет в ГКБУ "ГАПК" сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива).
3.5.11. Подготавливает и в установленном порядке передает документы архивного фонда Министерства на хранение в ГКБУ "ГАПК".

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Министерства.
4.2. Запрашивать от структурных подразделений Министерства сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5. Ответственность заведующего архивом

5.1. Лицо за ведение архива несет ответственность за невыполнение возложенных на архив задач и функций.

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПМК Агентства
по делам архивов Пермского края
от _____________________ № ____


------------------------------------------------------------------